Hiệu suất không phải là một mục tiêu riêng lẻ hay chỉ số KPI, mà là “sản phẩm phụ của một hệ thống” được vận hành tốt.
Trong bối cảnh kinh doanh đầy biến động như hiện nay, câu chuyện về hiệu suất doanh nghiệp luôn là một chủ đề cấp thiết. Tuy nhiên, cách các lãnh đạo doanh nghiệp quan niệm, tiếp cận và theo đuổi hiệu suất lại quyết định phần lớn sự thành công hay thất bại.
“Hiệu suất là kết quả của một hệ thống”, bà Trâm đưa quan điểm.
Bà Nguyễn Ngọc Trâm – Giám đốc Phòng nghiên cứu thương mại hóa chất xám tại Mỹ, Cố vấn thuộc Ủy ban Hiệp hội Luật Sở hữu trí tuệ Mỹ AIPLA – chia sẻ rằng tại Mỹ, khái niệm về hiệu suất đã được bàn luận sâu rộng trong suốt 50 năm và được định nghĩa là hệ quả tự nhiên của một hệ thống tổ chức được kiến thiết. Bà Trâm nhấn mạnh rằng các tập đoàn lớn như Pfizer, Amazon hay Google không xem hiệu suất là một mục tiêu riêng lẻ hay chỉ số KPI cần đạt được, mà coi nó là “sản phẩm phụ của một hệ thống” được vận hành tốt.
Quan điểm này hoàn toàn đối lập với tư duy “sửa điểm lỗi” (fix points) mà nhiều doanh nghiệp tại nhiều nơi khác, đặc biệt là Việt Nam, thường mắc phải. Khi dòng tiền không ổn định hay vận hành gặp trục trặc, nhiều công ty có xu hướng tìm đến các giải pháp phần mềm hoặc khóa huấn luyện đơn lẻ với hy vọng “sửa” vấn đề đó. Tuy nhiên, bà Trâm cảnh báo rằng việc sửa một mắt xích trong khi các mắt xích khác vẫn gãy sẽ không bao giờ mang lại sự tăng trưởng hiệu suất thực sự, dẫn đến tình trạng đổ tiền mua phần mềm hay đào tạo nhân lực mà không thấy được kết quả.
Bà Trâm cũng lưu ý rằng doanh nghiệp thường có xu hướng đổ lỗi cho nhân viên khi KPI thất bại mà không xem lại quy trình và cấu trúc tổng thể của doanh nghiệp. Thay vào đó, bà Trâm khẳng định hiệu suất phải được nhìn nhận như một bức tranh tổng thể, một hệ thống hoàn chỉnh cần được “vá, sửa, tối ưu hóa qua từng năm”. Quá trình này đòi hỏi sự kiên nhẫn với bộ máy doanh nghiệp, bởi nó là một hệ thống phức tạp, không thể thay đổi “chỉ sau một đêm”.
Đặc biệt, bà Trâm cảnh báo rằng không có công cụ phần mềm nào có thể giải quyết được tất cả các vấn đề hiệu suất một cách tổng thể, và việc mong đợi kết quả ngay lập tức có thể dẫn đến thất thoát tài chính lớn mà không thấy được hiệu suất tăng trưởng.
Ông Trần Minh Tâm – Chủ tịch HĐQT tập đoàn TTT.
Minh chứng cho quan điểm hiệu suất là một hệ thống toàn diện đến từ kinh nghiệm của ông Trần Minh Tâm – Chủ tịch HĐQT tập đoàn TTT. Hoạt động trong ngành kiến trúc trang trí nội thất với đặc thù sản phẩm luôn luôn mới và không lặp lại kèm theo quy trình phức tạp, TTT vẫn tồn tại bền vững suốt 33 năm nhờ việc xây dựng một hệ thống vận hành mà ở đó “không có siêu nhân”. Ông Tâm khẳng định mọi thành viên đều là mắt xích quan trọng, nhưng không ai đến mức “nếu mất người đó thì hệ thống sẽ tan”. Cách TTT giải quyết các quy trình phức tạp là phân nhỏ quy trình để mà ở mỗi tác vụ nó đủ đơn giản cho bất kỳ ai cũng có thể tiếp nhận.
Đằng sau những tác vụ đơn giản ấy là một bộ máy vận hành ở phía dưới hỗ trợ. TTT sử dụng các công cụ như ERP cho sản xuất, CRM cho quản lý quan hệ khách hàng và MS Project cho quản lý tiến độ thi công. Đặc biệt, khi các hệ thống này không “nói chuyện được với nhau”, TTT đã tự tạo ra các công cụ “để nối lại với nhau”, xây dựng những cầu nối để dữ liệu có thể luân chuyển liền mạch giữa các phần mềm, từ thiết kế đến bàn giao cho khách hàng.
Ông Tâm nhấn mạnh hai yếu tố quan trọng nhất của hệ thống này là “thông tin phải vô cùng tập trung” (không được nằm trong đầu cá nhân hay các file Excel riêng lẻ) và “thông tin phải transparency (trong sáng, trong sạch, rõ mặt)”. Thiếu dữ liệu hoặc dữ liệu bị che giấu sẽ sinh ra rất nhiều rủi ro và vấn đề. Thậm chí, TT còn áp dụng việc chấm KPI bằng cách đếm số lượng thông tin mà nhân viên chủ động đưa vào hệ thống, khuyến khích sự minh bạch.
Ông Tâm cũng chia sẻ rằng kiến thức quản trị của ông và các cộng sự đều được học từ chính các phần mềm đã mua về, cho thấy quy trình đã được tích hợp sẵn trong các giải pháp công nghệ.
Ông Trịnh Thanh Cần – Tổng giám đốc KAFI.
Ở một góc độ khác, câu chuyện tăng trưởng thần tốc của KAFI dưới sự điều hành của ông Trịnh Thanh Cần – Tổng giám đốc KAFI – cũng là minh chứng cho sức mạnh của việc tập trung vào hiệu suất và hiệu quả thông qua một hệ thống toàn diện. Từ một công ty chỉ với 10 nhân sự, vốn 150 tỷ và thua lỗ, KAFI đã vươn lên với 500 nhân sự, vốn 5000 tỷ và kế hoạch lợi nhuận 800 tỷ trong 3 năm. Ông Cẩn cho biết KAFI đã áp dụng công nghệ, số hóa, ERP và hệ thống quản lý ngay từ ngày đầu.
Ông khẳng định chiến lược là phải transparent và phải sử dụng dữ liệu. KAFI đã đầu tư rất nhiều công sức để xây dựng hệ dữ liệu, cho phép ông Cần mở ứng dụng để biết số lượng nhân sự, tiến độ kế hoạch, doanh thu và hiệu quả của từng sản phẩm theo thời gian thực. Việc truyền thông chiến lược minh bạch, từ hội đồng quản trị đến các cấp quản lý và lan tỏa ra toàn bộ công ty, là một phần cốt lõi của việc vận hành hệ thống.
Hơn nữa, KAFI xây dựng một sơ đồ tổ chức rất chi tiết, cụ thể với các khối chức năng phối hợp nhịp nhàng, và phòng nhân sự được xem là “cánh tay phải” của CEO, không chỉ lo hành chính mà còn “xây dựng văn hóa cho doanh nghiệp, văn hóa hiệu quả”, truyền tải các giá trị về minh bạch, dữ liệu, hiệu suất. Ông Cần cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đặt ra số lượng mục tiêu có giới hạn (tối đa 5 mục tiêu) để đảm bảo mọi người luôn ghi nhớ và tập trung.
Có thể thấy rõ ràng rằng hiệu suất không phải là một đích đến có thể đạt được bằng những hành động đơn lẻ hay các giải pháp chắp vá. Thay vào đấy, đó là kết quả của một hệ thống toàn diện, được kiến tạo và tối ưu hóa liên tục, nơi chiến lược rõ ràng được truyền tải minh bạch, cấu trúc và luồng công việc được thiết kế tinh gọn và tự động hóa, văn hóa doanh nghiệp được xây dựng dựa trên sự minh bạch và hiệu quả, dữ liệu được tập trung và sử dụng làm nền tảng cho mọi quyết định, và con người được gắn kết, phát triển trong một môi trường không phụ thuộc vào những “siêu nhân”. Việc vượt qua tư duy “sửa điểm lỗi” để nhìn nhận và đầu tư vào một hệ thống tổng thể, đòi hỏi sự kiên nhẫn và kế hoạch rõ ràng, là chìa khóa để các doanh nghiệp đạt được sự tăng trưởng bền vững và vượt trội.
Nguồn: https://stockbiz.vn/tin-tuc/vuot-qua-tu-duy-sua-diem-loi/33649666
