Doanh nghiệp chuộng ĐHCĐ số, hình thành thông lệ quản trị mới

Từ đa dạng mô hình đến xu hướng chủ đạo

Ngày 3/4, Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex – PLX) công bố tổ chức ĐHCĐ thường niên 2026 theo hình thức trực tuyến hoàn toàn. Đại hội dự kiến diễn ra ngày 24/4 với điểm cầu chính tại Hà Nội. Tương tự, Công ty cổ phần Phát triển Đô thị Từ Liêm (NTL) tiếp tục lựa chọn họp trực tuyến 100% năm thứ hai liên tiếp, với quy trình tổ chức được chuẩn hóa từ cấp tài khoản, hướng dẫn truy cập đến mở hệ thống trước ngày họp.

Trong khi đó, nhiều doanh nghiệp lớn như Gelex, FPT, KBC, PAN Group hay REE Corporation lựa chọn mô hình hybrid, kết hợp giữa họp trực tiếp và trực tuyến nhằm dung hòa trải nghiệm truyền thống với tiện ích công nghệ. Một số doanh nghiệp khác như Hòa Phát (HPG) hay Lọc hóa dầu Bình Sơn (BSR) tập trung số hóa khâu biểu quyết, triển khai e-voting để nâng cao tốc độ xử lý và tính minh bạch.

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đã bước sang năm thứ 7 áp dụng ĐHCĐ trực tuyến cho các kỳ đại hội thường niên và bất thường.

Sự đa dạng trong cách tiếp cận cho thấy chưa có một “công thức chung” cho ĐHCĐ số. Tuy nhiên, điểm chung là các doanh nghiệp đều đang dịch chuyển theo hướng số hóa, với mức độ ngày càng sâu hơn.

Tại ĐHCĐ của Gelex đầu tháng 4, thời gian dành cho phần thảo luận tăng đáng kể nhờ việc bỏ phiếu điện tử giúp rút ngắn quy trình kiểm phiếu. Nhiều cổ đông lớn tuổi tham dự đại hội hào hứng trải nghiệm bỏ phiếu trực tuyến, trong khi người trẻ rất ủng hộ phương thức tổ chức này. Tài liệu đại hội được số hóa hoàn toàn, cổ đông chỉ cần quét mã QR để truy cập, thay vì sử dụng bản in như trước đây. Hai ngày sau khi kết thúc đại hội, Gelex còn gửi thư điện tử xin ý kiến cổ đông đánh giá về công tác tổ chức và đóng góp ý kiến để cải tiến công tác tổ chức các lần sau.

Không chỉ cải thiện trải nghiệm, mô hình này còn mở rộng đáng kể phạm vi tham gia. Cổ đông ở xa, thậm chí ở nước ngoài, có thể theo dõi đại hội, gửi câu hỏi và biểu quyết theo thời gian thực. Đây là yếu tố đặc biệt quan trọng trong bối cảnh cơ cấu cổ đông của nhiều doanh nghiệp ngày càng phân tán.

Không chỉ là công nghệ, mà là chuẩn hóa quản trị

Nếu ở giai đoạn trước, ĐHCĐ số chủ yếu được nhìn nhận dưới góc độ tiện ích, thì hiện nay, tác động của mô hình này đã lan sang khía cạnh quản trị. Khi việc tham dự và biểu quyết trở nên dễ dàng hơn, quyền tham gia của cổ đông, đặc biệt là cổ đông nhỏ lẻ, được mở rộng đáng kể.

ĐHCĐ số không chỉ là cách họp mới, mà là bước chuyển từ quản trị thủ công sang quản trị dựa trên dữ liệu và công nghệ.

Đại diện CTCK FPTS – đơn vị cung cấp giải pháp ĐHCĐ trực tuyến EzGSM cho biết, tỷ lệ cổ đông tham dự tại các doanh nghiệp áp dụng hình thức trực tuyến hoặc hybrid thường cao hơn so với mô hình truyền thống. Đồng thời, e-voting giúp rút ngắn thời gian kiểm phiếu, giảm sai sót và tăng tính minh bạch trong biểu quyết.

Quan trọng hơn, ĐHCĐ số đang góp phần tái định hình mối quan hệ giữa doanh nghiệp và cổ đông. Khi việc đặt câu hỏi, theo dõi và giám sát trở nên thuận tiện hơn, áp lực minh bạch và trách nhiệm giải trình đối với ban lãnh đạo cũng tăng lên. Điều này buộc doanh nghiệp phải chuẩn hóa quy trình công bố thông tin, nâng cao chất lượng hoạt động quan hệ nhà đầu tư (IR), thay vì chỉ dừng ở việc tổ chức đại hội mang tính thủ tục.

Ở chiều ngược lại, một số ý kiến bày tỏ lo ngại rằng doanh nghiệp có thể kiểm soát nội dung trao đổi tại các đại hội trực tuyến, lọc bớt các câu hỏi nhạy cảm hoặc hạn chế thời gian thảo luận. Tuy nhiên, theo nhà đầu tư Nguyễn Tuấn Anh, lý do này không thực sự thuyết phục, bởi trong bối cảnh mạng xã hội và các kênh thông tin phát triển mạnh, khả năng “đóng kín” thông tin là không cao. Những bất cập trong tổ chức đại hội nếu có cũng dễ dàng bị phản ánh và lan truyền, tạo áp lực ngược trở lại đối với doanh nghiệp.

ĐHCĐ thường niên 2026 của Gelex tổ chức theo hình thức trực tiếp và trực tuyến. Ảnh: dũng Minh

Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp tổ chức ĐHCĐ theo hướng minh bạch, tương tác tốt thường nhận được sự đánh giá tích cực từ thị trường, qua đó hỗ trợ cho việc thu hút và duy trì dòng vốn dài hạn.

Sự chuyển dịch sang ĐHCĐ số không chỉ đến từ yếu tố công nghệ, mà còn xuất phát từ áp lực thực tế. Số lượng cổ đông tại nhiều doanh nghiệp niêm yết tăng nhanh trong những năm gần đây, khiến mô hình tổ chức truyền thống bộc lộ nhiều hạn chế.

Chẳng hạn, số lượng cổ đông của Ngân hàng Quân đội (MB – mã MBB) tăng từ khoảng 120.000 lên 200.000 chỉ sau một năm. Tại Lọc hóa dầu Bình Sơn, con số này cũng tăng gấp đôi, lên hơn 60.000 cổ đông. Với quy mô như vậy, việc tổ chức ĐHCĐ theo hình thức trực tiếp hoàn toàn sẽ đòi hỏi chi phí và nguồn lực rất lớn, chưa kể những bất tiện trong khâu hậu cần.

Tại một số ĐHCĐ năm ngoái, tình trạng quá tải đã xuất hiện khi nhiều cổ đông không có chỗ ngồi, phải theo dõi từ khu vực bên ngoài hoặc qua màn hình phụ. Thậm chí, không ít trường hợp cổ đông chỉ tham gia để hoàn tất thủ tục check-in rồi rời đi. Những hình ảnh này cho thấy rõ giới hạn của mô hình truyền thống trong bối cảnh quy mô thị trường ngày càng mở rộng.

Trong khi đó, ĐHCĐ số giúp doanh nghiệp giải quyết đồng thời nhiều bài toán: tiết giảm chi phí, tối ưu vận hành và mở rộng khả năng tiếp cận cổ đông. Đây là những yếu tố mang tính cấu trúc, khiến xu hướng này khó có thể đảo ngược.

Tiệm cận chuẩn mực quốc tế

Nhìn ra thế giới, ĐHCĐ số từ lâu đã trở thành thông lệ tại nhiều thị trường phát triển. Tại Mỹ, các tập đoàn lớn như Amazon hay Alphabet đã tổ chức đại hội trực tuyến hoàn toàn từ nhiều năm trước, với hệ thống xác thực và bỏ phiếu điện tử theo thời gian thực.

Tại châu Âu, mô hình hybrid được ưa chuộng hơn nhằm cân bằng giữa yếu tố truyền thống và công nghệ. Sau đại dịch, nhiều quốc gia đã điều chỉnh khung pháp lý để hợp thức hóa hình thức này, đồng thời đặt ra các tiêu chuẩn cao về xác thực danh tính và lưu trữ dữ liệu.

Ở châu Á, Nhật Bản và Hàn Quốc cũng đẩy mạnh số hóa ĐHCĐ, trong đó e-voting được triển khai rộng rãi nhằm nâng cao tính minh bạch và hạn chế xung đột cổ đông. Ngay cả tại các thị trường mới nổi như Ấn Độ, hình thức họp trực tuyến cũng đã được áp dụng phổ biến từ sau Covid-19.

Nhìn rộng hơn, xu hướng số hóa không chỉ diễn ra ở cấp doanh nghiệp, mà ngay cả các sự kiện chính trị, ngoại giao quy mô lớn, đòi hỏi tính bảo mật cao. Ví như năm 2026, dưới vai trò Chủ tịch ASEAN, Philippines quyết định sẽ chuyển khoảng 650 cuộc họp, từ cấp chuyên viên đến bộ trưởng sang trực tuyến nhằm tinh gọn hoạt động và tiết kiệm ngân sách.

Như vậy có thể thấy so với các thị trường phát triển, Việt Nam đi sau về khung pháp lý, nhưng tốc độ áp dụng thực tế lại khá nhanh. Áp lực từ cơ cấu cổ đông ngày càng mở rộng, cùng yêu cầu nâng cao minh bạch, đang thúc đẩy doanh nghiệp chủ động chuyển đổi, thay vì chờ đợi quy định hoàn thiện.

Thực tế từ mùa ĐHCĐ 2026 đang diễn ra cho thấy, số hóa không còn là giải pháp mang tính tình thế, mà đang trở thành lựa chọn mang tính mặc định đối với nhiều doanh nghiệp. Sự tham gia của các tên tuổi lớn như Petrolimex, FPT, Hòa Phát hay BSR cho thấy xu hướng này đã bước vào giai đoạn chuyển đổi thực chất.

Ở góc độ rộng hơn, chuyển đổi số trong tổ chức ĐHCĐ phản ánh một quá trình nâng cấp quản trị doanh nghiệp. Khi công nghệ được tích hợp vào toàn bộ quy trình từ cung cấp thông tin, tương tác đến biểu quyết, cách thức vận hành cũng dần chuyển từ thủ công sang dựa trên nền tảng dữ liệu.

Trong bối cảnh đó, ĐHCĐ số không chỉ là cách thức tổ chức mới, mà đang trở thành một thước đo cho mức độ hiện đại hóa quản trị doanh nghiệp trên thị trường chứng khoán. Doanh nghiệp chậm chuyển đổi không chỉ đối mặt với bài toán chi phí, mà còn có nguy cơ tụt lại phía sau trong cuộc đua nâng chuẩn minh bạch và thu hút nhà đầu tư.