Từ vụ Bảo Tín Minh Châu, bóc trần chiêu trò “nuôi 2 sổ” của nhiều doanh nghiệp: Chuyên gia cảnh báo quay lại dùng Excel chỉ tạo thêm gánh nặng

Cảnh báo đỏ từ việc dùng 2 sổ sách

Ngày 6/4, Công an thành phố Hà Nội khởi tố ông Vũ Minh Châu – nhà sáng lập và sở hữu thương hiệu vàng Bảo Tín Minh Châu, cùng con trai Vũ Minh Tú (Trưởng ban trợ lý độc lập) và hai nữ nhân viên kế toán bị khởi tố về tội Vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.

Theo dữ liệu điều tra ban đầu, doanh nghiệp vận hành song song nhiều hệ thống phần mềm để quản lý doanh thu và kê khai thuế. Trong đó, các phần mềm nội bộ như Hivi Gold, Hivi Gold Pro và Excel dùng để ghi nhận doanh thu thực tế, còn Misa phục vụ lập báo cáo và kê khai thuế.

Đáng chú ý, từ nửa cuối năm 2024, một phần dữ liệu nội bộ bị xóa hoặc thay đổi trước khi tổng hợp sang hệ thống kế toán chính thức.

Kết quả trích xuất giai đoạn 2020–2023 cho thấy doanh thu thực tế khoảng 13.700 tỷ đồng, cao hơn 9.700 tỷ đồng so với số kê khai, gây thất thu ngân sách khoảng 150 tỷ đồng.

Về thực trạng “2 sổ kế toán”, Cục Thuế vừa có văn bản đề nghị các đơn vị liên quan phối hợp ngăn chặn hành vi vận hành song song nhiều hệ thống sổ sách nhằm gian lận thuế.

Theo cơ quan này, tình trạng doanh nghiệp sử dụng phần mềm để duy trì đồng thời hai hệ thống kế toán vẫn tồn tại, trong đó một hệ thống dùng để báo cáo cơ quan thuế, còn hệ thống nội bộ ghi nhận đầy đủ doanh thu thực tế nhằm giảm nghĩa vụ thuế.

Cục Thuế khẳng định, việc lập nhiều hệ thống sổ kế toán hoặc công bố báo cáo tài chính không đồng nhất trong cùng kỳ là hành vi bị pháp luật nghiêm cấm. Trường hợp không ghi nhận đầy đủ doanh thu có thể bị xem là trốn thuế, thậm chí bị xử lý hình sự với tội vi phạm quy định về kế toán gây hậu quả nghiêm trọng.

“Đây là các hành vi vi phạm nghiêm trọng pháp luật về thuế cũng như Bộ luật Hình sự”, cơ quan này nhấn mạnh.

Quay lại dùng Excel chỉ khiến vận hành phức tạp hơn

Theo Lê Văn Tuấn, Giám đốc Công ty TNHH Kế toán thuế Keytas, lý giải 2 sổ sách mà doanh nghiệp thường sử dụng gồm sổ nội bộ và sổ thuế. Sổ nội bộ để lưu trữ nội bộ tại doanh nghiệp, sổ thuế là sổ được dùng để báo cáo cho cơ quan thuế.

Thông thường, sổ nội bộ sẽ ghi nhận đầy đủ nghiệp vụ doanh thu và chi phí thực tế xảy ra của hoạt động kinh doanh. Điều này đồng nghĩa, sổ nội bộ thường có doanh thu và lợi nhuận cao hơn sổ nộp cho cơ quan thuế.

Khi doanh nghiệp, hộ kinh doanh ghi nhận 2 sổ, với sổ nội bộ có doanh thu lớn hơn sổ thuế, tức sẽ tạo ra một khoản chênh lệch doanh thu.

Khoản chênh lệch doanh thu này sẽ được nhận bằng tài khoản cá nhân hoặc nhận bằng tiền mặt. Bởi ở sổ thuế, khách hàng đã thanh toán chuyển khoản qua tài khoản của doanh nghiệp hoặc chủ hộ kinh doanh.

Như vậy, một khoản tiền chưa được xuất hóa đơn, chưa được ghi nhận doanh thu đã được chuyển vào tài khoản cá nhân, hoặc nhận bằng tiền mặt. Điều này sẽ đặt doanh nghiệp, hộ kinh doanh trước các rủi ro như: bị phạt hành vi không xuất hóa đơn khi bán hàng, cung cấp dịch vụ. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP, mức phạt có thể lên đến 80 triệu đồng.

Bên cạnh đó, theo ông Tuấn, với nguồn tiền vào tài khoản cá nhân hoặc nhận tiền mặt (nhưng chưa xuất hóa đơn), tức một khoản doanh thu chưa được ghi nhận. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh sẽ bị truy thu khoản thuế thiếu, đồng thời có thể bị phạt 1 – 3 lần số tiền thuế trốn. Nặng hơn, hành vi trốn thuế có thể bị khởi tố hình sự.

Chuyên gia Lê Văn Tuấn cho biết thêm, tình trạng “2 sổ” trong doanh nghiệp thực chất chủ yếu xoay quanh việc kê khống chi phí hoặc ghi nhận thiếu doanh thu. Việc yêu cầu các đơn vị cung cấp phần mềm kế toán chia sẻ dữ liệu chỉ mang tính chất bổ trợ, bởi trên thực tế cơ quan thuế đã triển khai nhiều biện pháp giám sát đối với các hành vi này.

Trong bối cảnh nhiều doanh nghiệp quay lại sử dụng sổ Excel, theo chuyên gia, việc này không những không giải quyết được vấn đề, mà còn làm gia tăng gánh nặng vận hành và chi phí rủi ro. Doanh nghiệp sẽ mất thêm thời gian ghi chép thủ công, không tận dụng được khả năng tự động hóa dữ liệu hóa đơn và các tính năng quản trị của phần mềm kế toán chuyên dụng, đồng thời đối mặt với rủi ro sai sót cao hơn.

“Xét về tổng thể, việc sử dụng Excel cho công tác kế toán không mang lại lợi ích đáng kể, mà ngược lại còn làm tăng chi phí vận hành và áp lực kiểm soát rủi ro cho doanh nghiệp”, ông Tuấn nhấn mạnh.