Báo cáo quản trị công ty: Đừng chỉ xem là nghĩa vụ!

Kết thúc mỗi kỳ 6 tháng hoặc năm, các công ty đại chúng đều thực hiện Báo cáo QTCT theo quy định. Trong thực tế, không ít doanh nghiệp xem đây là một nghĩa vụ báo cáo định kỳ cần hoàn thành đúng thời hạn nhằm đáp ứng yêu cầu của cơ quan quản lý. Tuy nhiên, nhìn sâu hơn vào cấu trúc và nội dung của Báo cáo QTCT, có thể thấy đây không đơn thuần là một tài liệu phục vụ công bố thông tin, mà còn là một trong những báo cáo phản ánh đầy đủ nhất chất lượng quản trị của doanh nghiệp.

Sự quan tâm của doanh nghiệp đối với chủ đề này đang ngày càng gia tăng. Tại Hội thảo trực tuyến chuyên đề “Những điểm lưu ý khi lập Báo cáo QTCT” do Công ty cổ phần Chứng khoán FPT (FPTS) phối hợp cùng Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội (HNX) tổ chức mới đây, gần 700 đại biểu đến từ hơn 400 doanh nghiệp đã tham dự và trao đổi sôi nổi về các vấn đề liên quan đến quản trị công ty.

Đáng chú ý, phần lớn các câu hỏi từ doanh nghiệp không chỉ xoay quanh kỹ thuật lập báo cáo, mà còn liên quan đến việc xác định người có liên quan, giao dịch với bên có liên quan, vai trò của hội đồng quản trị hay cách thức thực hành quản trị công ty trong thực tế. Điều này cho thấy, các doanh nghiệp đang quan tâm nhiều hơn đến giá trị quản trị đằng sau Báo cáo QTCT, thay vì chỉ nhìn nhận đây là một nghĩa vụ công bố thông tin đơn thuần.

Báo cáo QTCT đang phản ánh điều gì?

Nếu quá trình quản trị tồn tại nhiều thiếu sót thì những thiếu sót đó sớm hay muộn cũng sẽ phản ánh trên Báo cáo QTCT. Hay nói cách khác, Báo cáo QTCT không phản ánh doanh nghiệp báo cáo tốt đến đâu, mà là quản trị tốt đến đâu.

Theo quy định hiện hành, Báo cáo QTCT bao gồm nhiều nội dung liên quan trực tiếp đến hoạt động quản trị doanh nghiệp như đại hội đồng cổ đông, hoạt động của hội đồng quản trị, ban kiểm soát hoặc ủy ban kiểm toán, ban điều hành, công tác đào tạo về quản trị công ty, danh sách người có liên quan, giao dịch với các bên có liên quan, giao dịch cổ phiếu của người nội bộ và người có liên quan của người nội bộ.

Nhìn vào kết cấu này có thể thấy, Báo cáo QTCT không chỉ ghi nhận các thông tin đơn lẻ, mà còn phản ánh gần như toàn bộ các nội dung cốt lõi của hệ thống quản trị doanh nghiệp. Nói cách khác, nếu báo cáo tài chính cho thấy kết quả doanh nghiệp hoạt động ra sao, thì Báo cáo QTCT thể hiện doanh nghiệp được quản trị như thế nào. Đây cũng là lý do các cơ quan quản lý, cổ đông và nhà đầu tư đều có thể sử dụng báo cáo này như một nguồn thông tin quan trọng để đánh giá mức độ minh bạch, mức độ tuân thủ, cũng như chất lượng quản trị của doanh nghiệp.

Một báo cáo tốt là kết quả của một quá trình quản trị tốt

Trong quá trình hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện công bố thông tin, chúng tôi nhận thấy nhiều người thường đánh giá Báo cáo QTCT dựa trên hình thức trình bày, hoặc việc báo cáo có được công bố đúng thời hạn hay không. Tuy nhiên, giá trị thực sự của báo cáo không nằm ở việc hoàn thành một biểu mẫu.

Một Báo cáo QTCT được lập đầy đủ, chính xác và đúng quy định thường là kết quả của cả một quá trình doanh nghiệp thực hiện tốt các hoạt động quản trị trong suốt kỳ báo cáo. Ví dụ, để báo cáo phản ánh đúng tình trạng quản trị của doanh nghiệp, hội đồng quản trị phải đảm bảo cơ cấu thành viên phù hợp với quy định; các thành viên độc lập đáp ứng đầy đủ điều kiện; các cuộc họp được tổ chức và ghi nhận đầy đủ theo quy định.

Tương tự, để có thể kê khai chính xác các giao dịch với bên có liên quan, doanh nghiệp phải xác định đúng người có liên quan, thực hiện đúng thẩm quyền phê duyệt, đồng thời bảo đảm việc công bố thông tin được thực hiện đầy đủ và kịp thời.

Đối với các nội dung về giao dịch cổ phiếu của người nội bộ và người có liên quan, doanh nghiệp cũng cần duy trì cơ chế theo dõi, cập nhật và phối hợp thường xuyên giữa các bộ phận liên quan.

Có thể nói, nếu quá trình quản trị tồn tại nhiều thiếu sót thì những thiếu sót đó sớm hay muộn cũng sẽ phản ánh trên Báo cáo QTCT. Hay nói cách khác, Báo cáo QTCT không phản ánh doanh nghiệp báo cáo tốt đến đâu, mà là quản trị tốt đến đâu.

Vì sao nhiều doanh nghiệp vẫn xem nhẹ Báo cáo QTCT?

Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp còn xem Báo cáo QTCT là một nghĩa vụ công bố thông tin mang tính thủ tục. Một phần nguyên nhân đến từ việc công tác lập báo cáo thường được giao cho người phụ trách quản trị công ty, bộ phận công bố thông tin hoặc pháp chế thực hiện và điều này hoàn toàn phù hợp về mặt tổ chức công việc. Tuy nhiên, báo cáo sẽ phát huy giá trị lớn hơn nếu hội đồng quản trị chủ động sử dụng đây như một công cụ rà soát hoạt động quản trị của doanh nghiệp.

Trong khi đó, thực tế tại nhiều doanh nghiệp cho thấy, việc tập hợp thông tin thường chỉ được thực hiện khi gần đến thời hạn công bố. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến nhiều sai sót thường gặp.

Dữ liệu phục vụ Báo cáo QTCT được hình thành xuyên suốt trong suốt 6 tháng hoặc cả năm hoạt động. Các thông tin này nằm phân tán ở nhiều bộ phận khác nhau, từ kế toán, nhân sự, pháp chế, người phụ trách quản trị công ty… cho đến bộ phận công bố thông tin. Khi việc rà soát chỉ được thực hiện vào cuối kỳ, nguy cơ bỏ sót hoặc thiếu nhất quán giữa các nguồn dữ liệu là điều khó tránh khỏi.

Hội đồng quản trị cần nhìn nhận lại vai trò của Báo cáo QTCT

Giá trị lớn nhất của Báo cáo QTCT không nằm ở việc hoàn thành nghĩa vụ báo cáo, mà là khả năng giúp hội đồng quản trị nhìn lại toàn bộ hoạt động quản trị của doanh nghiệp trong kỳ.

Thông qua báo cáo này, hội đồng quản trị có thể đánh giá lại cơ cấu quản trị hiện tại, mức độ độc lập của hội đồng quản trị, tình trạng kiểm soát các giao dịch với bên có liên quan, công tác đào tạo về quản trị công ty, cũng như mức độ tuân thủ và minh bạch thông tin.

Nếu nhìn Báo cáo QTCT chỉ như một nghĩa vụ công bố thông tin thì đây sẽ luôn là một công việc phát sinh vào cuối mỗi kỳ báo cáo. Nhưng nếu coi đây là một công cụ rà soát chất lượng quản trị, vai trò của báo cáo sẽ hoàn toàn khác. Khi đó, quá trình chuẩn bị báo cáo không còn bắt đầu từ thời điểm gần đến hạn công bố, mà từ việc xây dựng cơ chế quản lý dữ liệu, cập nhật thông tin và kiểm soát hoạt động quản trị ngay từ đầu kỳ.

Nâng cao nhận thức về vai trò của Báo cáo QTCT

Thị trường vốn Việt Nam đang ngày càng đặt ra yêu cầu cao hơn đối với chất lượng quản trị doanh nghiệp và tính minh bạch thông tin. Trong bối cảnh đó, việc nâng cao nhận thức về vai trò của Báo cáo QTCT không chỉ là trách nhiệm của người làm công tác quản trị công ty hay công bố thông tin, mà cần bắt đầu từ chính hội đồng quản trị – bộ phận chịu trách nhiệm cao nhất về chất lượng quản trị của doanh nghiệp.

Bởi lẽ, một Báo cáo QTCT được lập đầy đủ, chính xác và đúng quy định không chỉ phản ánh năng lực của người lập báo cáo, mà còn phản ánh cả quá trình doanh nghiệp đã thực hành quản trị công ty như thế nào trong suốt kỳ hoạt động. Đó cũng chính là giá trị lớn nhất của Báo cáo QTCT mà các doanh nghiệp cần nhìn nhận đầy đủ hơn trong giai đoạn hiện nay.