Số hóa ĐHĐCĐ: Từ giải pháp tình thế đến chiến lược quản trị toàn diện

Số hóa ĐHĐCĐ: Từ giải pháp tình thế đến chiến lược quản trị toàn diện

Vừa qua, Tập đoàn FPT phối hợp cùng Hiệp hội Kinh doanh chứng khoán Việt Nam (VASB) đã tổ chức thành công buổi tọa đàm trực tuyến với chủ đề “Vận hành Đại hội đồng cổ đông 2026: Từ thích ứng đến chuẩn mực mới”. Sự kiện quy tụ các chuyên gia đầu ngành từ HSC, VCBF và FPT để thảo luận về lộ trình số hóa toàn diện quy trình tổ chức đại hội, trong bối cảnh thị trường chứng khoán Việt Nam đang đón nhận những tín hiệu tích cực từ việc nâng hạng thị trường.

Bối cảnh chuyển dịch từ ‘giải pháp tình thế’ đến ‘chiến lược quản trị toàn diện’

Tại buổi tọa đàm trực tuyến, các diễn giả thống nhất rằng giai đoạn 2019-2022 là thời điểm các doanh nghiệp buộc phải “thích ứng” với dịch bệnh, nhưng đến nay, việc tổ chức đại hội trực tuyến đã trở thành một chuẩn mực quản trị tất yếu. Toàn bộ nội dung và các phiên đối thoại của tọa đàm trực tuyến có thể được xem tại: https://uvote.vn/video-webinar-uvote-van-hanh-dai-hoi-co-dong-2026/

Tọa đàm trực tuyến với sự tham gia của các diễn giả từ HSC, VCBF và FPT

Ông Tống Công Cường – Giám đốc điều hành Khối quản trị rủi ro và tuân thủ (Chief Risk Officer) thuộc CTCP Chứng khoán Hồ Chí Minh (HSC), đồng thời là Đại diện Hiệp hội Kinh doanh chứng khoán Việt Nam (VASB) nhấn mạnh rằng để triển khai thành công mô hình này, doanh nghiệp cần hội đủ hai yếu tố then chốt.

Theo ông, “điều kiện cần” chính là hành lang pháp lý đã được nhà nước tạo lập thông qua Luật Doanh nghiệp 2020 và Nghị định 155, cho phép các hình thức họp trực tuyến và bỏ phiếu điện tử. Tuy nhiên, “điều kiện đủ” nằm ở chính nội tại doanh nghiệp khi phải chủ động thể chế hóa các quy định này vào Điều lệ và Quy chế quản trị nội bộ, đồng thời cần có nghị quyết phê duyệt và triển khai cụ thể của Hội đồng quản trị cho từng kỳ đại hội.

Đặc biệt, ông Tống Công Cường cũng phân tích sâu về tác động từ việc thị trường chứng khoán Việt Nam vừa được FTSE chính thức nâng hạng lên thị trường mới nổi. Ông nhận định rằng khi dòng vốn ngoại và các quỹ đầu tư quốc tế đổ vào Việt Nam ngày càng lớn, yêu cầu về sự linh hoạt và đơn giản hóa thủ tục là không thể đảo ngược. Ông Cường khẳng định: “Các nhà đầu tư từ Mỹ, Châu Âu hay Nhật Bản không thể luôn có mặt trực tiếp tại Việt Nam để dự họp và biểu quyết, do đó phương thức trực tuyến là công cụ tối ưu để họ thực hiện các quyền tối cao này của mình đối với doanh nghiệp mà họ đầu tư”. Điều này không chỉ giúp đảm bảo tính công bằng cho các cổ đông ở xa mà còn nâng cao vị thế của doanh nghiệp trong mắt các nhà đầu tư tổ chức quốc tế.

Khi doanh nghiệp nhìn thấy ‘điểm sáng’ trong quy định pháp lý để số hóa đại hội

Tiếp nối góc nhìn về thực tiễn vận hành, bà Lê Vân – Giám đốc Ban Phát triển Kinh doanh thuộc Công ty TNHH Quản lý Quỹ đầu tư Chứng khoán Vietcombank (VCBF) chia sẻ rằng bước ngoặt thực sự giúp VCBF số hóa thành công nằm ở việc đơn vị đã nhìn thấy “điểm sáng” trong hành lang pháp lý từ Nghị định số 23/2025/NĐ-CP quy định về chữ ký điện tử và dịch vụ tin cậy có hiệu lực từ 10/04/2025.

Bà Vân cho biết, với quy mô hơn 50,000, áp lực từ việc quản lý ủy quyền bằng văn bản giấy là rất lớn do tính chất nhà đầu tư ở xa và quy trình thủ công dễ sai sót. Sau khi bộ phận pháp chế nghiên cứu Nghị định 23 và các quy định pháp luật khác có liên quan, VCBF nhận thấy chữ ký điện tử đã có cơ sở pháp lý vững chắc để bảo đảm an toàn cho các tổ chức sử dụng trong hoạt động chuyên ngành thông qua điều lệ hoặc quy chế tổ chức. Do đó, từ năm 2025, VCBF đã triển khai số hóa, sử dụng chữ ký điện tử để thay thế hoàn toàn các thủ tục ủy quyền bằng văn bản giấy rườm rà.

Với hiệu quả tiết kiệm tới 90% thời gian xử lý ủy quyền, theo bà Lê Vân, việc ứng dụng công nghệ không chỉ là bài toán hiệu suất mà còn là thước đo chất lượng quản trị: “Nếu không có giải pháp công nghệ và không có chữ ký điện tử, khối lượng công việc khổng lồ sẽ gây áp lực rất lớn đối với đội ngũ vận hành, đồng thời làm giảm tính trải nghiệm và sự hài lòng của nhà đầu tư.”

Phiên đối thoại về tính pháp lý và kỹ thuật trong các mùa đại hội

Về khía cạnh kỹ thuật, ông Ngô Quý Kiên – Giám đốc Ban tư vấn giải pháp UVote thuộc Tập đoàn FPT khẳng định rằng sự phát triển của công nghệ hiện nay đã cho phép các doanh nghiệp tổ chức đại hội theo mô hình Hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến) một cách mượt mà.

Trong mô hình Hybrid, áp lực vận hành là có thật nhưng chỉ xảy ra ở những lần đầu; chìa khóa là kịch bản vận hành chi tiết của doanh nghiệp để đảm bảo sự phối hợp nhuần nhuyễn giữa Ban tổ chức đại hội các đối tác công nghệ (đường truyền, thiết bị, nền tảng). Ông Kiên nhấn mạnh rằng nền tảng như UVote đã đóng vai trò tự động hóa các khâu từ gửi thư mời cho cổ đông, định danh điện tử (eKYC), biểu quyết đến kiểm phiếu theo thời gian thực mà không làm thay đổi tính pháp lý cốt lõi, do đó chỉ cần kịch bản vận hành tốt thì đại hội có thể diễn ra suôn sẻ.

Phần thảo luận và hỏi đáp (Q&A) đã diễn ra sôi nổi với nhiều câu hỏi thực tế từ các khách tham dự về tính pháp lý và bảo mật. Giải đáp về giá trị của dữ liệu số của đại hội khi được vận hành trên các nền tảng số, ông Tống Công Cường khẳng định theo Luật giao dịch điện tử, dữ liệu điện tử có giá trị tương đương văn bản gốc và hoàn toàn có thể dùng làm bằng chứng trước cơ quan quản lý nhà nước.

Một câu hỏi thu hút sự quan tâm của nhiều khách tham dự tọa đàm chính là về tính bắt buộc trong việc gửi thư mời họp đại hội qua bưu điện – đây là điểm nghẽn của nhiều doanh nghiệp với chi phí in ấn, gửi thư rất tốn kém. Về vấn đề này, ông Tống Công Cường cho biết quy định pháp luật hiện nay chỉ yêu cầu thông báo mời họp phải được gửi bằng phương thức để đảm bảo đến được địa chỉ liên hệ của cổ đông (ngoài việc đăng trên website của Công ty). Pháp luật không quy định chi tiết về việc phải gửi thư giấy (bản cứng) do đó, doanh nghiệp có thể vận dụng liên lạc qua email hoặc số điện thoại của cổ đông đã đăng ký làm địa chỉ liên lạc với Trung tâm Lưu ký chứng khoán Việt Nam (VSDC). Ông cũng chia sẻ kinh nghiệm thực tế tại một số công ty niêm yết đang áp dụng phương thức gửi điện tử qua email và nhắn tin số điện thoại của cổ đông, trường hợp không có các thông tin liên lạc này, thì mới gửi bằng đường bưu điện để tiết kiệm nguồn lực.

Đồng tình với quan điểm này, ông Ngô Quý Kiên cho rằng trong trường hợp trong danh sách cổ đông và nhà đầu tư không có email và số điện thoại, doanh nghiệp cần có thông báo khuyến khích cổ đông cập nhật thông tin liên hệ trên VSDC trong mùa đại hội 2026 này để tối ưu quy trình gửi thư mời họp ở những năm sau.

Liên quan đến tính an toàn dữ liệu khi vận hành đại hội trên các nền tảng số, các diễn giả trong phiên đối thoại nhấn mạnh rằng mối quan hệ giữa doanh nghiệp và đơn vị cung cấp giải pháp công nghệ phải được ràng buộc chặt chẽ bằng các cam kết bảo mật thông tin trong hợp đồng. Đơn vị cung cấp chỉ đóng vai trò cung cấp hệ thống và không được phép khai thác dữ liệu của cổ đông, đồng thời phải đảm bảo khả năng truy xuất dữ liệu minh bạch khi có yêu cầu kiểm tra hoặc thanh tra từ cơ quan chức năng.

Bên cạnh đó, các diễn giả cũng dành thời gian thảo luận về xu hướng ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) trong phân tích nhóm cổ đông, hỗ trợ cổ đông trong việc đưa ra quyết định biểu quyết và xu hướng cam kết ESG (Môi trường – Xã hội – Quản trị) thông qua mô hình đại hội không giấy tờ.

Buổi tọa đàm trực tuyến đã khép lại với thông điệp rõ nét về một kỷ nguyên mới trong quản trị doanh nghiệp, nơi các giải pháp số hóa không còn là phương án thích ứng tạm thời mà đã trở thành những chuẩn mực mới tất yếu. Sự chuyển dịch này không chỉ giúp giảm tải áp lực vận hành khổng lồ cho mỗi mùa Đại hội mà còn là thước đo quan trọng khẳng định tầm vóc và uy tín của doanh nghiệp Việt Nam trong mắt cộng đồng nhà đầu tư quốc tế.

Dịch vụ

Kim Ngân

FILI

– 07:00 20/04/2026